Vacature Secretaresse

Secretaresse World Trade Center te Rotterdam
(36 uur per week)

Ben jij representatief, proactief en sta jij stevig in je schoenen? Vind jij jezelf een echte sparringpartner en breng jij naast een glimlach ook de juiste werkervaring mee? Dan zijn wij opzoek naar jou en werk jij misschien wel binnenkort als secretaresse in een uniek historisch multifunctioneel gebouw in het centrum van Rotterdam. 

In deze dynamische functie ondersteun je meer dan 200 bedrijven binnen deze unieke kantooromgeving. Zowel jonge dynamische startups als grote multinationals zijn er gevestigd, en jouw werkomgeving typeert zich als een centrum waar ondernemers starten, ontwikkelen en groeien. 

Wil jij meebouwen aan deze groeiende organisatie en werk je graag in een (inter)nationale zakelijke omgeving waar het iedere dag anders is? Is het jouw doel om naast zelfstandige secretariële taken ook een echte teamplayer te zijn met gevoel voor commercie en relatiebeheer? Dan is een carrière als secretaresse innen het Business Services team van WTC Rotterdam jou op het lijf geschreven! 

Functieomschrijving 
Met een klein team van collega’s ben je samen verantwoordelijk voor het verrichten van secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden in het bruisende hart van het gebouw, het Business Center. Ook ad hoc opdrachten zoals notuleren en presentaties voorbereiden voor diverse huurders in het gebouw behoren tot je takenpakket. Gezamenlijk met al onze gastvrouwen geef je dagelijks de gasten, medewerkers en (potentiële) huurders van onze opdrachtgever een welkom gevoel. De werkdagen zijn van maandag t/m vrijdag (waarvan op woensdag alleen de ochtend); het betreft dus een baan van 36 uur per week. 

Werkzaamheden

  • Je bent verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en bent daarbij in staat om (complex) agendabeheer structureel in goede banen te leiden
  • Je bent in staat om op proactieve wijze (e-mail) correspondentie te behandelen waarbij je zelf zoveel mogelijk (voorbereidende) activiteiten uitvoert
  • Je bent in staat om zowel in het Nederlands als Engels teksten te redigeren, presentaties uit te werken en voor te bereiden
  • Je bent verantwoordelijk voor het boeken van zakenreizen, lunches en diners
  • Je draagt zorg voor de bloemen/taart/cadeauservice
  • Je bent in staat om zelfstandig PowerPointpresentaties en Excel bestanden te maken en aan te passen
  • Je draagt zorg voor het zelfstandig afhandelen van telefoon, post en e-mail en bewaken van follow up
  • Je draagt zorg voor correspondentie en informatieoverdracht
  • Je bent verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, besprekingen en evenementen
  • Je draagt zorg voor het notuleren van vergaderingen
  • Je wordt voor alle overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden ingezet, om zo alle huurders optimaal te kunnen ontzorgen!

Functie-eisen 

  • Je bent op verschillende niveaus inzetbaar
  • Je bent beschikbaar voor 36 uur per week en woont in omgeving Rotterdam
  • Een afgeronde management ondersteunende- en/of secretariële opleiding of relevante opleiding op HBO-niveau
  • Minstens 3 jaar relevante werkervaring
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal 
  • Uitstekende beheersing van de MS Office-pakketten, Exact is een pre
  • Je bent representatief, flexibel, communicatief vaardig, stressbestendig, multitasker en hebt een goed aanpassingsvermogen
  • Gevoel voor tact, diplomatie, integriteit, accuratesse en dienstbaarheid zijn van essentiële waarde 
  • Gewend zelfstandig te werken maar ook in een team 
  • Uitstekende communicatieve, sociale en organisatorische eigenschappen en sterk in het stellen van prioriteiten 
  • Gevoel voor commercie en relatiebeheer
  • Ervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het uitwerken van de notulen in het Nederlands en in het Engels 

Wat bieden wij jou 
Als secretaresse ben je in dienst bij Business Services (bestaande uit 3 specialisten; Secretary Plus, Receptel en Easy Way allemaal onderdeel van USG People). Zij bieden jou een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd. Op die manier heb je de zekerheid van een contract. Wij bieden jou uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Bovendien krijg jij bij Business Services trainingen op maat. Persoonlijke begeleiding staat voorop zodat jouw doelen bereikt kunnen worden, daarnaast kun je online ook diverse trainingen volgen.

Herken jij jezelf in bovenstaande beschrijving en voldoe jij aan de gestelde functie-eisen? Dan ontvangen wij graag jouw CV, motivatie en een recente (pas)foto. Deze mag je versturen naar: dkropff@secretary-plus.nl. Heb je een vraag? Neem dan contact op met Diane Kropff op nummer: 06-348 612 41.